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公司文件收文的管理
来源:http://www.gszcwz.com    日期: 2014-10-22 10:06:55    点击率: 536     文字大小:      

公司文件收文的管理

1.公文的签收。
(1)凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时,收发员和机要秘书均要注意检查埘口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
(2)对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。
2.公文的编号保管。
(1)办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“辫处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。
(2)本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管,不得个人保存。
3.公文的阅批与分转
(1)凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由机要秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。:为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要阅即办。
(2)-般函、电、单据等,分别由办公室机要秘书直接分转处理。'涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理。
(3)为加速文件运转,机要秘书应在当天或第两天将文件送到公司领导承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过2天(特殊情况例外)。

 

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