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公司文件收发管理规定
来源:http://www.gszcwz.com    日期: 2014-10-22 09:56:37    点击率: 622     文字大小:      

公司文件收发管理规定

文件管理主要内容
1.文书类:外来函、电、文(法律文书除外),本公司各种文件、资料。
2.邮件类:快件、信件、邮件。
3.报刊类:报纸、杂志等。
文书类文件的收发
1.外来函、电、文收件时,应做好《文件收发登记表》,并附上《文件传阅单》,报行政管理中心领导处理。
2.本公司外出参会时,开会带回的文件及资料应及时送交档案管理员进行登记编号保管,不得个人保存,如职工工作需要借阅的可复印或借用。
3.以公司名义发出的文件,应按文稿标准格式拟稿。经行政管理中心核稿,公司总裁批准同意后,由秘书或前台文员做好“发文登记”后方准发出。
4.发出的文件,应留好底稿,存档案室备查。
5.文件收发员应严格执行保密制度。机要文件收发时,要标明文件性质、机密程度、挂号或机密,要封闭严密,严防丢失、泄密、误事。
报刊类文件的收发
1.前台文员收到报刊、杂志时,应及时将各类报刊、杂志分类登记,并通知各中心或部门领取。
2.公司高层领导的报刊、杂志,应及时转送到各办公室,做到有序、整洁摆放。前台文员或综合管理办公室行政人员应定期对原来的报刊、杂志进行清理。
3.党报或有关公司相关报道的报刊、杂志,应定期存档。
公司邮件类文件的收发
1.各中心或部门的邮件发件工作,各中心或部门应包装好后,交前台统一发件;各中心或部门的邮件由行政管理中心统一收件,邮递(快递)公司将邮件统一送到公司前台。
2.前台文员将文件签收后,填好“文件收发登记表”后,通知各收件人前往前台领取文件。
3.领取文件时,领件人应在“文件收发登记表”上签字,确认文件无拆封,并已领取。
4.属领三亲启的文件,应交领导亲自拆封。属机要文件(如法律文书等),应由机要人员签收。其他行政信函由公司行政管理中心领导或秘书拆封,对外已开封的密件拒绝签收。

 

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